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Cuentas personales, ¿qué son y cómo usarlas?

Hemos vuelto! Sabemos que nos habéis echado de menos (quien no se consuela…) y por eso os hemos traído un tema de lo más interesante, fresco, y para toda la familia Salesforce -y no, no es un receta-.

Os hablamos de las Cuentas Personales de Salesforce, ese objeto escondido que tantas alegrías (como disgustos si no se utiliza correctamente) puede dar.

Empecemos por el principio. Como sabréis, las cuentas se usan generalmente para almacenar información relacionada con una empresa, pero, ¿qué pasa si sus clientes son individuos? Aquí es donde entran las cuentas personales de Salesforce.

Por defecto, Salesforce está preparado para un enfoque B2B, esto quiere decir que cualquier lead que entre en el sistema será considerado siempre, hablando de objetos, como una cuenta y un contacto. Pero, ¿qué pasa si tenemos un negocio B2C y necesitamos guardar a ese contacto o lead como un cliente ‘individual’?

‘Person Account’, la solución

“Esta gente está en todo”, pensaréis. Y no os falta razón. Para cubrir ese hueco fundamental en el B2C, Salesforce contempla el objeto ‘Cuenta Personal’, que no es más (¡ni menos!) que, arquitectónicamente hablando, un híbrido entre una cuenta y un contacto. Por supuesto, siempre se puede usar un objeto personalizado para almacenar la información de nuestros clientes; sin embargo, no tiene mucho sentido ya que la mayoría de las funciones estándar de Cuenta y Contacto también están disponibles para Cuentas personales. Un ejemplo muy básico de esto sería que también se pueden seleccionar Cuentas Personales también en campos de búsqueda estándar para Cuenta u objetos de Contacto.

¿Cómo convertir un lead en una cuenta personal?

Muy sencillo. Se pueden convertir a la vez ciertos clientes potenciales en Cuentas Personales tan fácilmente como sigue. Primero, habilitando las Cuentas Personales en tu organización y segundo, organizado el tipo de registro y el diseño de la Cuenta Persona, los Leads con un campo Compañía estándar en blanco se convertirán automáticamente en Cuentas Personales, mientras que los Leads con un valor en el campo Compañía Estándar se convertirán en Cuentas comerciales como siempre. Lo mejor es que, para garantizar que este proceso de Salesforce sea lo más fácil posible para el usuario, tendrás que separar los Leads que se convertirán en Cuentas Personales y los Leads que se convertirán en Cuentas comerciales con diferentes tipos de registros y diseños de página (de ahí lo que os comentábamos sobre disgustos al principio de este post). Una vez que se haya hecho esto, podrás marcar la Compañía en el diseño del Cliente potencial según sea necesario y ocultar el campo Compañía del diseño del Cliente potencial asociado al tipo de registro de Cliente potencial para convertirlo en una Cuenta de persona.

Y las Cuentas Comerciales, ¿también?

Pues sí, las cuentas comerciales también se pueden convertir fácilmente en cuentas personales. ¿Y en qué casos? Pues en todos aquellos en los que te hayas dado cuenta de que algunas de las Cuentas comerciales que tienes en tu organización deberían ser Cuentas personales, así de simple. Pero lo más sencillo es la forma de migrarlas. Lee, lee. 

Para convertir estas cuentas en unas de tipo individual, solo habrá que hacer unos ajustes en la configuración de uso compartido de toda la organización para que los contactos estén controlados por los padres (no hablamos de los biológicos, se entiende). Nos referimos a que estén controlados por la cuenta relacionada, asegurándonos de que todos los perfiles con permiso de lectura de cuenta también tienen permiso de lectura de contacto. En el caso de que aun no tengas ningún tipo de registro de Cuenta en tu organización, deberás crear uno ya que, si vas a usar tanto Cuentas comerciales como Cuentas personales, tendrás que usar este primer tipo de registro para Cuentas comerciales.

Lo siguiente, no olvidarte de registrar un caso en el portal de atención al cliente de Salesforce pidiéndoles que activen estas cuentas personales, pero ¡ojo! hazlo con tiempo, ya que el proceso suele alargarse.

Y por último, y antes de comenzar este paso, hacer una copia de seguridad de datos de cuenta y contacto, para poder revertir el proceso en el caso de haber cometido algún error (repetimos, os hemos avisado al principio de los riesgos). Una vez hecho esto, habrá que asegurarse de que todas las cuentas que se quieren convertir en cuentas personales tengan un contacto ya que si no los tienen, habrá que crear un contacto para cada una de ellas. En el caso de tener cuentas con más de un contacto, habrá que crear una cuenta para cada contacto adicional de una cuenta y relacionar cada contacto con la cuenta correcta.

Una vez hechos estos pasos, ya se podrá actualizar en masa el tipo de registro de Cuenta al tipo de registro de Cuenta personal. Hay que tener en cuenta que el campo Nombre de la cuenta desaparecerá una vez que se actualice el tipo de registro de la Cuenta, así que asegúrate de no haber dejado ninguna información relevante allí. Además, si no le has dado acceso a ningún perfil al tipo de registro de Cuenta de persona, recuerda hacerlo también.

Hasta aquí el proceso de transformación hacia las cuentas de tipo individual. Os dijimos que sería fácil, pero seguro que no imaginabais que hasta este punto, ¿verdad? Sólo tenéis que tener en cuenta los pasos del último párrafo para no ‘salir en las noticias’ y listo.

La próxima semana seguiremos contándoos cosillas sobre el universo Salesforce con las que poder amenizar el peculiar mes de septiembre… ¡Hasta la siguiente!

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