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GDPR, Salesforce y tu empresa

Nos encanta retomar temas y más si es para ampliarlos. Como recordaréis, hace unos meses analizamos en detalle en qué va a consistir la nueva Ley Europea de Protección de Datos (GDPR) que entrará en vigor el próximo 25 de mayo de 2018. Como pudimos ver, la nueva GDPR viene cargada de novedades y amplía de forma significativa los derechos de los individuos sobre los ya existentes de la LOPD.

La GDPR no es un tema banal para las empresas españolas y europeas, sino que es una exigencia y una realidad a tener muy en cuenta, ya que condiciona de forma directa la gestión de los datos y la información a todos los niveles (con severas multas si no se lleva a cabo de la forma adecuada).

Es fundamental entender las implicaciones a nivel global, pero nos pueden surgir varias preguntas: ¿Cómo afecta esta ‘nueva’ ley aplicándola a una empresa como la tuya que utiliza Salesforce como su CRM para gestionar la información de sus clientes y contactos? ¿Cumple Salesforce con las exigencias generales de la GDPR? ¿Qué herramientas nos proporciona Salesforce para facilitar su aplicación en nuestra compañía? ¿Se adaptan las diferentes nubes de Salesforce a las exigencias de la nueva ley? Una vez más, que no cunda el pánico, vamos a intentar dar respuesta a todas estas preguntas en este post.

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GDPR y Salesforce

Para Salesforce, la confianza y la protección de los datos de sus clientes son su máxima prioridad. Es por ello, que Salesforce se comprometió, desde el momento en el que la nueva ley comenzó a dar sus primeros pasos, a cumplir firmemente con todo lo requerido por la misma, para seguir siendo el CRM #1 de referencia a nivel mundial.

Este compromiso también engloba la ayuda y soporte a sus clientes, para que ellos también cumplan con las exigencias particulares de la GDPR y siga existiendo una sinergia perfecta entre las partes. Es por ello que Salesforce ha puesto a la disposición de todos sus clientes desde el primer momento, materiales y recursos de ayuda para facilitar su camino al cumplimiento, módulos de formación en Trailhead gratuitos y de libre acceso para formarse tanto a ellos mismos como a sus empleados y ejemplos de anexos contractuales legales que pueden facilitar la vida de los departamentos legales de las compañías guiándolos en su relación con el resto de grupos de interés.

Por lo tanto, Salesforce SÍ cumple con las exigencias de GDPR como empresa y se compromete a ayudar a todos sus clientes a que ellos también las cumplan.

Para prestar esta ayuda, Salesforce introdujo en la Release de Primavera 18’ (lanzada el 10 de febrero de 2018) el nuevo objeto estándar “Individual”.

¿De qué manera?

Este objeto tiene como propósito registrar y almacenar las preferencias personales de los clientes sobre sus datos y cumplir así las exigencias particulares de cada empresa en materia de datos y privacidad, haciendo que se pueda cumplir de forma efectiva con el nuevo reglamento. En los campos estándar del objeto se pueden reflejar preferencias relacionadas con:

  • Cómo se almacenan, se usan y se comparten los datos
  • Paquetización de los datos personales para su extracción
  • Solicitud de productos y servicios
  • Seguimiento de sus datos de geolocalización y actividad web
  • Eliminado de registros y datos personales asociados a ellos

Además, y en el caso de que sea necesario, Salesforce permite crear campos personalizados dentro del objeto para cumplir con políticas de privacidad adicionales que no queden cubiertas con los campos estándar.

Como una imagen vale más que mil palabras, os dejamos a continuación un ejemplo de cómo se vería en Salesforce un formato de página del nuevo objeto estándar ‘Individual’.

Ejemplo del nuevo objeto de Salesforce con motivo de la GDPR

Si en este momento estáis pensando en cómo afecta la GDPR a las distintas nubes que nos ofrece el CRM (Sales, Service, Marketing, Community, Pardot, etc.), Salesforce asegura que todas ellas se adapten a la perfección a las exigencias de la nueva ley a través de las herramientas que os comentamos y a través de procesos ya existentes en Salesforce.

Algunos ejemplos de cómo Salesforce, a través de su funcionalidad, cumple con los derechos del sujeto de datos en las nubes son:

  • Borrado de datos sencillo y configurable (Derecho al olvido)
  • Extracción y exportación de datos a través de la interfaz de usuario (Portabilidad)
  • Nuevos campos para gestionar los diferentes de consentimiento de envíos (Consentimiento)
  • Facilidad de identificación, exportación y eliminado de datos bajo solicitud (Restricción del procesamiento)
  • Documentación específica pública sobre GDPR (Responsabilidad / Transparencia)
  • Seguridad integrada en cada capa de SF, cifrado y detección de amenazas (Seguridad)

Como conclusión, la entrada en vigor de la nueva GDPR tiene varias implicaciones importantes en materia gestión de la información para la gran mayoría de las empresas de la UE y éstas deben adaptarse lo antes posible a estos cambios. Si bien, todas aquellas que ya tengan (o estén pensando en utilizar) Salesforce como su CRM pueden estar tranquilas, ya que, como hemos visto, a partir del 25 de mayo, Salesforce seguirá cumpliendo con toda la normativa internacional a la vez que proporciona a sus clientes multitud de herramientas en todas sus nubes para éstos consigan cumplir de forma interna.

LeadClic, como Partner Platinum de Salesforce, puede asesorarte en la configuración de estas herramientas y a adaptar tu CRM de la mejor forma posible ante la inminente llegada de la nueva ley. Si tienes cualquier duda sobre la mejor forma de llevarlo a cabo, no dudes en ponerte en contacto con nosotros.

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