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¿Qué es Salesforce Lightning Scheduler?

Salesforce Lightning Scheduler: la nueva solución para planificación de agendas y recursos

/ 2020.06.15

Salesforce nos ha sorprendido con una nueva funcionalidad para las empresas que quieren ofrecer a sus clientes una experiencia personalizada: Salesforce Lightning Scheduler, que permite la planificación y reserva de citas con el cliente ofreciendo una reunión con la persona adecuada en un momento y lugar específicos.

Hoy en día las marcas están poniendo grandes esfuerzos en ofrecer a sus empleados las herramientas necesarias para ofrecer un servicio de alta calidad durante todo el customer journey y una experiencia de usuario diferenciadora, especialmente en el momento de venta. Entre otras cosas, para ello, utilizan sistemas que permitan a los clientes reservar citas o reuniones con comerciales para consultar sus dudas sobre el producto y tener un primer contacto. Salesforce Lightning Scheduler, la nueva herramienta de la tecnológica americana, ha sido creada para agilizar y mejorar estos procesos.

¿Qué es Lightning Scheduler?

Salesforce Lightning Scheduler ayuda a clientes y a potenciales clientes a programar citas con la persona adecuada de la organización en el momento y lugar correctos. Así, las empresas pueden asignar recursos de manera más eficiente y satisfacer las necesidades de los clientes con mayor precisión.

Además, con el objetivo de proporcionar una experiencia personalizada a los clientes, Lightning Scheduler permite elegir entre programar una llamada telefónica, un vídeo o una reunión presencial en un lugar definido.  Además, gracias a la integración de Salesforce con Whatsapp se puede mandar la confirmación al Whatsapp del cliente.

Lighting Experience está disponible en las ediciones Enterprise, Performance y Unlimited de Salesforce.

En este vídeo puedes ver con detalle en qué consiste Salesforce Lightning Scheduler:

¿Qué puedes hacer con Salesforce Lightning Scheduler?

Como has podido ver en el vídeo, Salesforce Lightning Scheduler es una herramienta sencilla pero muy completa. Este permite:

  • Automatizar la asignación de los asistentes a la reunión en función de sus habilidades y conocimientos para conectar al cliente con una persona experta en su necesidad. 
  • Crear registros con información actualizada de los empleados, sus habilidades, ubicación y disponibilidad. 
  • Definir las ubicaciones de la empresa (territorios de servicio) y horarios de atención al cliente. 
  • Definir plantillas de reuniones para vincular ciertas temáticas con ubicaciones o profesionales concretos y añadir parámetros como duración, preparación, etc. 
  • Ayudar al cliente a encontrar el recursos adecuado para satisfacer sus necesidades. 
  • Utilizar Lightning Scheduler dentro de los flujos de trabajo y procesos de Salesforce.

Salesforce Lightning Schedule es multisectorial

Salesforce Lightning Schedule es una herramienta multisectorial. Para explicarlo, vamos a poner tres ejemplos: 

  • En sectores como Health & Beauty permitirá la gestión de espacios en función del tratamiento necesario, del médico en función de su especialidad, etc. 
  • En Travel & Hotels permite hacer una gestión rápida de recursos como el spa, salas de reuniones, reservas para grupos, etc. con toda la información de reservas y citas disponible, tanto para nosotros como para el cliente, a través de cualquier dispositivo.
  • En Servicios Financieros donde las reuniones cara a cara o cam to face siguen siendo una parte fundamental para construir relaciones con los clientes. Lightning Scheduler agiliza la reserva de citas, lo que le permite programar a sus clientes con el recurso adecuado en el momento adecuado. Dado que Scheduler es nativo de Salesforce, los clientes no tendrán que esperar en línea para programar citas y todos los datos almacenarán en su ficha de cliente.

Aquí puedes ver cómo funciona el sistema de reserva online con Salesforce Lightning Schedule:

¿Qué términos has de conocer para utilizarlo?

A la hora de trabajar con Lightning Scheduler conviene entender ciertos términos para poder configurarlo con éxito. Estos son algunos de los más importantes:

  1. Service Appointment: se refiere a las citas programadas entrantes y salientes. 
  2. Service Resources: la persona (o personas) de la organización con la que el cliente interactúa durante la reunión. 
  3. Service Territory: se refiere al lugar en el que tendrá lugar la reunión. 
  4. Skills: es el área de especializado de un Service Resource; es decir, de un profesional determinado. Por ejemplo, en un banco, puede haber especialistas en inversión, hipotecas, préstamos… 
  5. Work type: es la plantilla para una cita. Contiene una breve descripción de los detalles de la reunión como el tema a tratar, la ubicación etc. Ésta define los parámetros básicos para que se produzca la reunión. 

¿Cómo empezar a utilizar Salesforce Lightning Scheduler?

Para la configuración de Lightning Schedule, el administrador del sistema debe programar todos los permisos y configurar la aplicación para que los clientes puedan, automáticamente, concertar reuniones con los profesionales que mejor pueden resolver sus necesidades.

A grandes rasgos, los pasos a seguir son los siguientes: 

  1. Asigna la aplicación Lightning Scheduler al perfil del Administrador del Sistema.
  2. Crea y asigna los permisos a los Service Resources; es decir, a las personas que van a atender a los clientes. Estos necesitan una licencia y un conjunto de permisos de acceso a Lightning Scheduler.
  3. Completa las Skills o las especialidades de cada uno de los empleados que tendrán acceso a Lightning Scheduler.
  4. Crea las ubicaciones o Service Territory para determinar dónde los Service Resources se reunirán con los clientes. 

Tanto en Salesforce Help como en está página encontrarás información detallada de cada uno de los pasos que has de seguir para empezar a utilizar Lightning Scheduler.

 

¿En qué se diferencia de Field Service?

Los usuarios habituales de Salesforce quizás conozcan el servicio de Field Service y encuentren ciertas similitudes con Lightning Scheduler. Sin embargo, no son lo mismo. Mientras que Salesforce Lightning Scheduler se centra en organizar reuniones entre clientes y un profesional, Field Service puede abarcar otros recursos más avanzados para el servicio de campo. Cada una de ellas ha sido concebida para propósitos diferentes.

Conclusión: por qué merece la pena Salesforce Lightning Scheduler

En conclusión, Salesforce Lightning Scheduler es una herramienta nueva que presenta una solución muy interesante para los departamentos de marketing y ventas que quieran ofrecer a sus clientes una experiencia personalizada y adaptada a sus necesidades. Para la empresa, además, supone un incremento de la eficiencia, al reducir el tiempo de organizar y coordinar reuniones, citas y reservas, y un salto de calidad en la atención al cliente. 

El proceso de implementación de Salesforce Lightning Scheduler es muy rápido, lo que permitirá a la empresa una transformación digital de su sistema de reservas y ofrecer a su cliente una solución multidispositivo en muy poco tiempo.

Además, gracias a Salesforce Marketing Automation podemos automatizar todo el ciclo de confirmación de reservas, citas y reuniones. Desde la confirmación de la reserva, el recordatorio, etc. Ello implica un ahorro de costes en el la mejora en tiempos de gestión y un aumento de la asistencia de los clientes, con su implicación en un aumento de ventas.

 

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