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Process Builder y Workflows o cómo automatizar tareas y ‘despreocuparse’

/ 2018.01.31

Que levante la mano quien no le guste que le hagan la vida más fácil. Nadie, ¿verdad? Pues en eso andábamos pensando cuando nos acordamos de los Process Builder de Salesforce o la forma que tiene nuestro CRM favorito de hacernos la vida más sencilla mediante la automatización. Así que nos dijimos: “vamos a compartirlo con el mundo” (los valientes que nos leéis).

Porque cuando se trata de gestionar todas las acciones dedicadas a un cliente o futuro cliente con tu empresa, toda atención es poca. Imaginemos que somos propietarios de una tienda en la que, de momento, sólo hay un cliente. Sabremos cuándo saludarle, qué productos sugerirle en función de sus intereses y cuándo enviarle un cupón descuento, por ejemplo, una vez haya abandonado nuestra tienda. Multipliquemos esta (muy simple) interacción, por miles de ellas cada día aun más personalizadas. Sería imposible mantener la calidad y el grado de atención que tuvimos con ese cliente único, y es aquí donde entran los Workflows y Process Builder.

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¿Qué es qué?

Sí, solemos empezar a ‘hablar’ antes de situarnos, así que vamos a ello. Los workflow y Process Builder son procesos que podemos configurar desde Salesforce con los que dejamos fijadas una serie automatizaciones que se tienen que ejecutar cuando ocurra una acción determinada. Es decir, y echando mano del diccionario Salesforce-Castellano, son los pasos que se van a dar cada vez que nos encontremos con la necesidad de crear o editar un objeto de Salesforce (como por ejemplo un contacto) y éste cumpla con unos requisitos determinados que serán los que hagan ‘saltar’ esas acciones que hemos configurado previamente (como por ejemplo, enviar un mail a todos los contactos nuevos que se creen y sean de Palencia).

Seguramente seguimos sin explicarnos bien, no te preocupes, vamos a intentar poner un ejemplo en condiciones. Imaginemos al sujeto A poniendo una incidencia en la empresa Z. Si cada vez que esto ocurre, queremos que, por ejemplo, la empresa Z le responda con una llamada y un mail, deberemos recurrir a un Process Builder (mejor que un Workflow, ahora os explicaremos por qué) para que, cada vez que A o sujetos como A ‘se quejen’, siempre se actúe de la misma manera.

Ejemplo de Workflow

Entonces, ¿Workflow o Process Builder?

Si tenemos en cuenta que la definición de ambos procesos es casi idéntica, hay que ‘bucear’ entre las posibilidades de uno y otro para saber cuál nos conviene más. Aunque a priori parezca complicado, como elegir entre a quién se quiere más, si a mamá o a papá, en realidad, y teniendo en cuenta que en lightning ya sólo estará disponible la opción de Process Builder, la decisión está tomada.

Con la llegada de los Process Builder, las 4 tareas que se podían automatizar con un workflow se ampliaron a 8, (las podéis consultar aquí, que no queremos ponernos demasiado técnicos). Sólo os diremos, resumiendo mucho, que ahora se puede establecer el orden exacto de operaciones cuando antes no se podía, además de tener un diseño mucho más visual que facilita el trabajo a la hora de planificar los procesos.

Pero volviendo al ejemplo del sujeto A, y por ir acabando (prometido), un Process Builder permite automatizar más tareas -como crear una ficha de cliente A, al tiempo que tenemos más control sobre el orden de las tareas.

 

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La realidad es que los Process Builders son el futuro y, aunque en Salesforce siguen respaldando el uso de los workflow, han dejado de actualizar el flujo de trabajo, por lo que las nuevas funcionalidades vendrán de la mano de Process Builder.

Si te has estresado en este punto, que no cunda el pánico, tienes tiempo para ir reemplazando el proceso.

Además, y si tienes dudas, siempre puedes recurrir a nuestro servicio de consultoría donde estaremos encantados de poder ayudar a tu empresa los procesos que mejor se ajusten a sus necesidades.

#DejaQueElProcessBuilderTrabajePorTi

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