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‘Salesforce for Email’ o cómo conectarte a tu correo electrónico

/ 2018.06.08

¿Cómo? ¿Salesforce for Email? ¿Más conexiones? Si acaso dudabas de que las utilidades que puede ofrecerte Salesforce podían llegar a su tope, aun no has leído nada. Pero no te preocupes, que para eso estamos, y por eso hoy queremos contaros de qué manera puedes conectar el CRM en la nube #1 del mundo con tu correo electrónico porque, ¿no es momento de usarlos juntos y sacar el mayor partido posible de ellos?

Ya sabíamos que Salesforce permite a sus usuarios conectarse con Outlook o Gmail para compartir fácilmente datos, agilizar comunicaciones y poder interactuar mejor con tu base de clientes, pero aun así vamos a regodearnos en las integraciones de Salesforce for Email como Lightning for Outlook y Lightning for Gmail, las cuales nos permiten sincronizar Contactos, Eventos y Tareas entre el correo electrónico de Outlook o Gmail y Salesforce.

Además de todo esto -siempre se guardan un as en la manga-, también es posible agregar correos electrónicos, archivos adjuntos, eventos y tareas a múltiples contactos de Salesforce y ver los registros de Salesforce relacionados, todo directamente desde Outlook o Gmail. Pinta bien, ¿verdad?

Una forma de aumentar la productividad de los representantes de ventas

Al grano. ¿Qué utilidad real tiene esta funcionalidad de Salesforce for Email? Os la explicamos.

Al integrar Gmail y Salesforce, aumentamos la productividad de los representantes de ventas permitiendo integrar el trabajo diario entre el correo electrónico y Salesforce, de forma que aquellas comunicaciones relevantes van a poder quedar asociadas a objetos de Salesforce como Prospectos, Contactos, Oportunidades, etc. Consiguiendo una mayor trazabilidad y una menor redundancia en el trabajo de gestión. ¿Y por qué la redundancia es un gran problema para las empresas? Porque en muchas ocasiones, los usuarios llevan a cabo casi las mismas tareas en Gmail que en Salesforce, duplicando el esfuerzo y el tiempo de trabajo que podría ser empleado en otra actividad, disminuyendo así la productividad personal y grupal.

Gracias a este conector, se empleará menos tiempo en estas gestiones ya que ingresarán y cambiarán datos en un solo sistema, permiténdoles centrarse en otras tareas como por ejemplo contactar a más clientes potenciales, hacer más visitas o reportar con más calidad.

Otra de las virtudes del conector de Salesforce for Email es que no hace falta mantener actualizados dos calendarios diferentes con las visitas comerciales, reuniones y citas. Con programarlas una sola vez en uno de ellos y sincronizarlas en ambos sistemas es suficiente. ¡Todo ventajas!

Algunas de éstas serían:

  • Eliminar el tiempo en entradas de datos redundantes en dos sistemas
  • Evitar errores en la entrada de datos en dos sistemas
  • Acceder a mensajes de correo electrónico y registros de Salesforce en una sola ubicación
  • Llevar la agenda comercial sincronizada en ambos sistemas.

 

¿Dónde va qué?

En la mayoría de los casos, este conector se configura para sincronizar Contactos, Eventos y Tareas en ambos sentidos entre Outlook o Gmail y Salesforce. Esto mantiene los datos sincronizados de forma automática. Sin embargo, esto es totalmente configurable (faltaría más), por lo que la organización puede elegir lo que quiere sincronizar y en qué sentido. Por ejemplo, se pueden sincronizar solo Contactos y Eventos de Salesforce a Outlook o Gmail o al contrario.

Si la organización está configurada para agregar correos electrónicos, el usuario seleccionará los correos que desea agregar a los registros de Salesforce, pudiendo elegir los que verdaderamente tienen relevancia para el proceso comercial. También podrá seleccionar si desea que los archivos adjuntos también se sincronicen o no.

 

Trabaja con registros de Salesforce directamente en Outlook o Gmail

Los usuarios pueden pasar la mayor parte de su tiempo en la aplicación de correo electrónico para contactar con los clientes. Para agilizar aún más todo este proceso, existe un panel lateral de Salesforce anclado a Outlook o Gmail.

Cuando se selecciona un correo de la bandeja de entrada o un evento en el calendario, el panel lateral de Salesforce muestra un contacto relacionado y sus detalles. Esto puede ser de utilidad para revisar las oportunidades abiertas o las tareas pendientes con ese contacto sin necesidad de salir de Outlook o Gmail.

Con Salesforce for Outlook o Salesforce for Gmail es posible utilizar plantillas de Salesforce cuando se escriben correos electrónicos. Esta funcionalidad proporciona la agilidad necesaria para responder emails de una manera rápida y eficiente. Nada de auto-respuestas anodinas, con esta opción puedes estar preparado para dar respuestas a consultas habituales.

Para ir resumiendo, que nos gusta ir al grano, el panel lateral de Salesforce permite:

  • Mostrar actividades, oportunidades y casos relacionados con los contactos y prospectos.
  • Agregar correos electrónicos de Outlook o Gmail y sus archivos adjuntos a múltiples registros de Salesforce.
  • Agregar Eventos y Tareas a múltiples Contactos.
  • Descubrir Contactos o Prospectos duplicados.
  • Crear registros de Salesforce directamente desde el panel lateral.
Detalle_ bandeja_de_entrada_de_Salesforce_for_mail

En definitiva, trabajar con Salesforce fot Email como Salesforce for Outlook o Salesforce for Gmail permite agilizar nuestro trabajo diario desde la bandeja de correo, de forma que podremos registrar en Salesforce la información relevante para el proceso comercial con un solo clic. Asimismo, evita duplicar la información con el consecuente aumento de la calidad del dato y la productividad personal. Todas estas ventajas hacen que la eficacia y eficiencia de los equipos de marketing y ventas de la compañía sea óptima (y así, todos contentos).

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